Mit dem Wachstumschancengesetz (verkündet am 27.3.2024) hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung im B2B-Bereich zur Pflicht gemacht. Inländische Unternehmen müssen ihre Leistungen an andere Unternehmen künftig mit einer strukturierten E-Rechnung abrechnen. Was nach Großkonzern-Thema klingt, betrifft auch dich als Einzelunternehmer oder Freiberufler — vor allem auf der Empfangsseite.
Die wichtigste Unterscheidung gleich vorweg, weil hier die meiste Verwirrung entsteht: Empfangen und Versenden sind zwei verschiedene Pflichten mit zwei verschiedenen Zeitplänen.
Empfangspflicht: gilt schon seit dem 1.1.2025
Das ist der Teil, der oft übersehen wird: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze, ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. Wenn dir ein Lieferant heute eine XRechnung schickt, musst du sie annehmen können.
Die gute Nachricht: Laut Bundesfinanzministerium reicht für den reinen Empfang technisch bereits ein E-Mail-Postfach. Die schlechte Nachricht: Ein E-Mail-Postfach allein hilft dir nicht weiter, wenn du die strukturierten Daten nicht lesen, buchen und revisionssicher archivieren kannst. Dafür brauchst du Software, die das Format versteht.
Versandpflicht: die Übergangsfristen bis 2028
Beim Versenden hat der Gesetzgeber gestaffelte Übergangsfristen eingeräumt. So sieht der Fahrplan aus (Stand 2026):
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2025 bis 31.12.2026 — Übergangsphase für alle
Du darfst weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Niemand wird in dieser Phase zum E-Rechnungs-Versand gezwungen.
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Ab 1.1.2027 — Pflicht ab 800.000 Euro Umsatz
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz (B2B) müssen E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf bis Ende 2027 noch Papier oder PDF nutzen.
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Ab 1.1.2028 — Pflicht für nahezu alle
Die Umsatzgrenze entfällt. Ab diesem Stichtag müssen nahezu alle inländischen B2B-Unternehmen ihre Rechnungen als strukturierte E-Rechnung ausstellen — unabhängig von der Größe.
Was zählt überhaupt als E-Rechnung? (XRechnung & ZUGFeRD)
Hier liegt das größte Missverständnis: Ein PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr. Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich maschinell weiterverarbeiten lässt. Maßstab ist die europäische Norm EN 16931.
Zwei Formate erfüllen diese Norm und sind in Deutschland zulässig:
- XRechnung — ein reines XML-Format. Für Menschen ohne Zusatzprogramm kaum lesbar, aber für Software ideal. Standard im öffentlichen Auftragswesen (B2G).
- ZUGFeRD (ab Version 2.1.1) — ein Hybrid: ein normales PDF, in das die strukturierten XML-Daten eingebettet sind. Du siehst die Rechnung wie gewohnt, die Software liest parallel die maschinenlesbaren Daten. Für die meisten Selbständigen das angenehmere Format.
Mehr zu ZUGFeRD im Detail — Aufbau, Versand, Tools — findest du in unserem eigenen ZUGFeRD-Ratgeber.
Ausnahmen: Kleinunternehmer und Kleinbeträge
Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung werden. Diese Ausnahmen gelten beim Versand (Stand 2026):
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind — auch über die Übergangsfristen hinaus — nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie trotzdem.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) sowie Fahrausweise können weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden.
- Auch reine B2C-Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die Pflicht — sie betrifft nur Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B).
Wichtig: Wer freiwillig eine E-Rechnung ausstellt, obwohl er es nicht müsste, braucht weiterhin die Zustimmung des Empfängers, wenn dieser keine E-Rechnung verlangt.
Dein konkreter 3-Punkte-Plan
- Empfang heute sicherstellen. Sorge dafür, dass du eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien lesen, buchen und 10 Jahre revisionssicher archivieren kannst. Das ist bereits Pflicht.
- Versand vorbereiten. Auch wenn deine Versandpflicht erst 2027 oder 2028 greift: Stelle deine Rechnungsstellung jetzt auf ein normkonformes Format um, dann ist der Stichtag ein Nicht-Ereignis.
- Archivierung GoBD-konform halten. E-Rechnungen müssen im Originalformat unveränderbar aufbewahrt werden. Mehr dazu in unserem GoBD-Ratgeber.
Mit meinagent.app erledigst du beides per WhatsApp oder Telegram: Eingehende E-Rechnungen erkennt die KI automatisch und bucht sie GoBD-konform; ausgehende Rechnungen erzeugst du per Sprachnachricht direkt im ZUGFeRD-Format. → So funktioniert die Rechnung per Sprachnachricht
Hinweis für Österreich und die Schweiz: Die hier beschriebene Pflicht gilt für Deutschland. In Österreich besteht für B2G (Bund) bereits seit 2014 eine E-Rechnungspflicht, eine allgemeine B2B-Pflicht ist auf EU-Ebene (ViDA) in Vorbereitung. Details im E-Rechnung-Österreich-Guide.
Quellen (Stand 2026): Bundesfinanzministerium — FAQ zur obligatorischen E-Rechnung ab 1.1.2025; Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024; IHK Frankfurt am Main / IHK Dresden; § 33 und § 34a UStDV; Norm EN 16931. Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht 2025
Bin ich als Selbständiger ab 2025 zur E-Rechnung verpflichtet?
Empfangen: ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen — auch Kleinunternehmer — strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Versenden: hier gelten Übergangsfristen bis 2027/2028, und Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand dauerhaft befreit (§ 34a UStDV).
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein klassisches PDF gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, weil es kein strukturiertes, maschinenlesbares Format ist. Eine echte E-Rechnung muss die EU-Norm EN 16931 erfüllen — das tun XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.1.1).
Bis wann darf ich noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken?
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers weiter Papier oder PDF versenden. Ab 1.1.2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 1.1.2028 gilt die Versandpflicht für nahezu alle B2B-Unternehmen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format. ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein PDF, in das die strukturierten XML-Daten eingebettet sind — du siehst die Rechnung also wie gewohnt und die Software liest gleichzeitig die maschinenlesbaren Daten. Beide erfüllen die Norm EN 16931.
Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?
Ja. Für die Empfangspflicht ab 2025 genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Du brauchst aber Software, die das strukturierte Format auch lesen und revisionssicher archivieren kann.