ZUGFeRD & E-Rechnung – Einstieg

Was ist eine E-Rechnung? ZUGFeRD vs. XRechnung

Eine „E-Rechnung" ist nicht einfach eine Rechnung als PDF per E-Mail. Eine echte E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format – in einer strukturierten XML-Datei, die Computer direkt auslesen können, ohne OCR oder manuelle Eingabe.

Die zwei wichtigsten Formate

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. Du siehst eine normale Rechnung – gleichzeitig enthält die Datei unsichtbar alle Rechnungsdaten als XML, damit das Buchhaltungssystem des Empfängers sie direkt verarbeiten kann.

XRechnung: Reines XML, kein PDF. Wird hauptsächlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden, öffentliche Einrichtungen) verwendet und dort oft Pflicht.

Warum das wichtig ist

Die EU treibt die Digitalisierung von Rechnungen voran. Deutschland hat das Jahressteuergesetz 2024 genutzt, um eine schrittweise E-Rechnungs-Pflicht einzuführen. Das Ziel: Rechnungen sollen künftig automatisch verarbeitet und geprüft werden können – für Behörden, für das Finanzamt und für die Buchhaltung.

Die E-Rechnungs-Pflicht: Wen betrifft sie und ab wann?

Die Regelungen in Deutschland (und ähnlich in der EU) sind gestaffelt. Hier die wichtigsten Fristen:

Was du jetzt tun solltest

• Empfang sicherstellen: Stell sicher, dass dein Buchhaltungssystem ZUGFeRD-PDFs empfangen und verarbeiten kann – das ist seit 2025 Pflicht
• Lieferanten informieren: Wenn ein Lieferant dir ZUGFeRD sendet, kannst du das XML-Inhalt prüfen oder einfach wie eine normale PDF-Rechnung ablegen
• Frühzeitig testen: Nutze die Zeit bis 2028, um deinen Rechnungs-Workflow auf E-Rechnung umzustellen – nicht alles auf einmal

So sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus

Von außen ist eine ZUGFeRD-Rechnung kaum von einer normalen PDF-Rechnung zu unterscheiden. Der Unterschied liegt im Inneren.

Was eine ZUGFeRD-PDF enthält

Eine ZUGFeRD-PDF ist technisch ein „PDF/A-3" (ein Archivformat) mit einer eingebetteten XML-Datei namens factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml. Diese XML enthält alle Rechnungsdaten strukturiert – Rechnungsnummer, Datum, Käufer, Verkäufer, Positionen, Steuerbeträge, IBAN.

ZUGFeRD-Profile: Was du wählen solltest

ZUGFeRD hat verschiedene Detaillierungsstufen (Profile):

• MINIMUM: Nur Pflichtfelder – für einfachste Rechnungen, meist nicht ausreichend
• BASIC WL: Standardrechnungen ohne Einzelpositionen – für Freiberufler mit einfachen Rechnungen geeignet
• EN16931 (Comfort): Vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben – empfohlen für die meisten Selbständigen
• EXTENDED: Für komplexe Handelsbeziehungen, meist nur für größere Unternehmen relevant

Praktische Umsetzung mit meinagent.app

meinagent.app erstellt ZUGFeRD-konforme Rechnungen automatisch. Du musst dich um das Format nicht selbst kümmern.

So funktioniert es in der Praxis

1. Du diktierst oder tippst die Rechnungsdetails an deinen Assistenten.
2. Der Assistent erstellt die Rechnung und bettet das EN16931-XML automatisch ein.
3. Du bekommst eine PDF-Vorschau zum Prüfen – sie enthält bereits das ZUGFeRD-XML unsichtbar.
4. Nach deiner Bestätigung wird die Rechnung gesendet und archiviert.

Eingehende E-Rechnungen empfangen

Wenn ein Lieferant dir eine ZUGFeRD-Rechnung sendet, erkennt das System das automatisch, liest das eingebettete XML aus und speichert die Daten strukturiert. Du siehst dann direkt die extrahierten Felder – ohne manuelle Eingabe.

Checkliste: Bist du E-Rechnung-ready?

• Du kannst ZUGFeRD-PDFs empfangen und öffnen (seit 2025 Pflicht im B2B)
• Dein Buchhaltungssystem kann ZUGFeRD-XML auslesen
• Du kannst ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen (oder hast einen Plan dafür)
• Du weißt, was XRechnung ist (relevant wenn du an Behörden rechnest)
• Du hast deinen Steuerberater über den Umstieg informiert